Gestire il lavoro on-line

Ognuno di noi si organizza alla propria maniera con i device, con il computer portatile, tablet e lo smartphone, con la raccolta dei dati, la condivisione, il salvataggio delle password, quello di seguito è “il mio modo”, non è perfetto e non il peggiore e solo il mio, spero possiate trovarlo utile!

Un piccolo preambolo, prima di illustrarvi come mi sono organizzata io, lavoro on-line da quando mi sono trasferita, dalla città comoda con tutti i negozi, ad in cima ad una montagna, nel 2008 [ Valle d’Aosta] Il problema, lavorando on-line, sono i 1000 cambiamenti! Così è nata la necessità di un’organizzazione lavorativa, che potesse passare attraverso, qualsiasi cambio di metodo, di azienda, di articoli e servizi , insomma, attraverso qualsiasi cambio, di qualsiasi natura e superarlo quasi indenne.
I dispositivi vanno sincronizzati sullo stesso account, per poter utilizzare al meglio l’ufficio virtuale, un account Google o Microsoft se preferite uguale per tutti, in questo modo ritroverai gli stessi preferiti [dopo vedrai perché è importante], le stesse password, immagini, inerenti al lavoro, immagini per i contenuti sui social, eccetera.
Io ho scelto Google, per le svariate app e anche un po’ per comodità, ritrovandolo già ” dentro”  i vari dispositivi all’acquisto,mi son detta già è traumatico cambiare il dispositivo, perché devi spostare un pezzo di vita, se anche devo pensare a scaricare tutto quello che mi serve…
Account nel quale non sottoscrivo newsletter, non lo uso per iscrivermi a webinar, percorsi formativi, insomma lo utilizzo soltanto per i dispositivi, le app di lavoro e per avere, il tutto, aggiornato in tempo reale.

il momento del cambio
Avendo il dominio, è abbastanza semplice, nuova E-mail, nuova presentazione di ciò che faccio e via!
normalmente, disdico dall’email precedente le varie newsletter tipiche della mansione, “sposto” i contatti, che mi interessa mantenere, nella nuova mansione, fino a ridurre le email a 0, dopodiché la elimino.
In ogni caso è possibile scaricare email ovunque ormai!
i TOOL
Fondamentale, per chiunque lavori con utenti e /o clienti è gestire gli appuntamenti:

CALENDLY e GOOGLE CALENDAR

Sia app che su Chrome
Entrambi registrati sull’account fisso (in qualche modo lo devo chiamare), permette di creare dei piccoli elementi, dedicando il tempo attraverso il calendario, dove si può anche organizzare le medaglie email per ricordare al cliente l’appuntamento piuttosto che i ringraziamenti e saluti successivi all’appuntamento eccetera, lasciando gestire le mail di comunicazione appuntamenti eccetera, all’email della mansione in essere.

Per farvi un’idea più chiara andate a vedere https://calendly.com/laura-contoz , ogni evento si può mettere in pausa, ripristinare, quando necessario, una ottima gestione del tempo, che permette, anche al cliente di prendere appuntamento in autonomia, automaticamente salva l’appuntamento preso nel calendario, non solo quello di Google c’è ampia scelta, fornite semplicemente il link.
È importante, per una buona riuscita dell’ organizzazione, tenere traccia delle ore che si dedicano a questo tipo di eventi, per evitare di occupare uno spazio, nella giornata, che può in qualsiasi momento essere occupato da un utente /cliente, personalmente, segno sul calendario associato alla mail in essere, le ore che dedico a questo tipo di eventi, mentre CALENDLY, mi salva gli appuntamenti sull’account fisso, gestendo i calendari con un’unica app, quella di Google,  ti assicuro che salta immediatamente all’occhio la sovrapposizione, oltre alle mail che arrivano con le specifiche dell’appuntamento
Tool gratuito

BASECAMP PER IL LAVORO IN TEAM

Sia app che su Chrome
Oltre a poter gestire gli eventi come nel tool precedente, ha tutta una serie di servizi, come la chat con i colleghi inseriti nel progetto. basecamp, la versione gratuita,permette di inserire un tot di colleghi nello stesso progetto, e collegabile,a tutte le App e ai tool Google per salvare,per scrivere documenti,eccetera e non mi sono mai neanche avvicinata al numero totale di colleghi, potenzialmente inseribili nella versione gratuita, la gestione a numero  illimitato, costa $99

FILE e/o GALLERIA GOOGLE e KEEP

Sia app che su Chrome
tutti registrati sull’account fisso, FILE permette lo scambio di file tramite Bluetooth, ovviamente si sincronizza su tutti i dispositivi idem per la galleria e per keep.
C’è chi  utilizza keep, per salvare idee e, concetti, articoli interessanti eccetera, io lo utilizzo per scrivere contenuti, che gestisco attraverso le etichette diviso sia per argomento che  per ” luogo” di pubblicazione, tutte le note possono diventare promemoria, e possono essere salvate nel calendario.
Al mattino, per esempio, dedico del tempo alla lettura delle notizie, come facciamo un po’ tutti, keep mi torna utile anche in questo, ritrovandolo tra le condivisioni possibili in Chrome (se non c’è si può facilmente inserire, in tutti i dispositivi),condivido con keep le notizie che mi fanno venire in mente un contenuto, in maniera da averlo sotto mano per controllare la fonte, fare ulteriori ricerche, per poter utilizzare dati e informazioni presenti nella notizia più comodamente, appunto perché lo utilizzo per i contenuti preferisco condividermi le notizie lì invece che nei classici reader.

TOOL PER IMMAGINI

https://compressjpeg.com/it/ tool utile per comprimere le immagini e https://www.pexels.com/ per scaricare immagini utilizzabili nei post, nel sito, con le giuste autorizzazioni alla pubblicazione.

CANVA

Sia on-line in Chrome, che per smartphone, ci sono tantissime applicazioni che vanno bene per ritagliare, modificare, aggiungere testo, qualsiasi cosa si trova di tutto, preferisco CANVA perché ti permette di scegliere la dimensione dell’immagine già preimpostata per i social piuttosto che per il blog, anche questa applicazione/tool è gratuito nella versione base, con più utilità da attivare qualora servisse.

TELEGRAM e/o WHATSAPP? sono validi entrambi, dipende dalle abitudini.
TELEGRAM Sia l’applicazione che dal tool su web, permette di scaricare l’applicazione su più dispositivi e inserire l’account, identificato con il numero telefonico, su qualsiasi dispositivo, questo fa sì che anche se sei al computer hai la possibilità di utilizzarlo per messaggiare con un collega, mentre lavori ad esempio, il cliente che riceve un messaggio da te, lo riceve come messaggio normale ma da un numero che riconosce, , ci sono tutte le utility di WhatsApp dai messaggi vocali alle immagini, filmati qualsiasi cosa, in più la possibilità di ricercare canali tematici, ad esempio l’azienda con cui collaboro, ha un canale e attraverso il canale avvisa contemporaneamente tutti i consulenti energetici con cui collabora, È possibile collegare anche i gruppi al canale, avendo di conseguenza una chat dove confrontarsi con i colleghi sulle news.

PREFERITI

Personalmente mi piace avere tutti i preferiti utili facilmente rintracciabili quindi mi sono organizzata così:

La prima cartella dentro la cartella dispositivi mobili è: UFFICIO VIRTUALE  dentro salvo url inerenti al lavoro, TOOL ( dentro UFFICIO VIRTUALE) tutti i tool a identificazione avvenuta, utilità varie ad esempio il calcolo del codice fiscale on-line, SOCIAL, l’URL di tutti i social sia personali, per comodità, che professionali, insomma il link a tutti i “posti” dove pubblico normalmente e BLOG, tutti gli url di blog, che seguo nella quotidianità. Avendo, tutti i dispositivi sincronizzati, ovunque io aggiunga un preferito, un’immagine su FILE , oppure un setup di un programma di interesse, automaticamente si aggiorna ovunque.

Te come sei organizzato/a? Che tool usi?